Учет и отчетность бюджетных учреждений

БЕЗНАЛИЧНЫЕ РАСЧЕТЫ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АВТОНОМНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ

И. А. ВАРПАЕВА, кандидат экономических наук, старший преподаватель кафедры финансов и бухгалтерского учета факультета управления и предпринимательства Нижегородский государственный университет им. Н. И. Лобачевского - Национальный

исследовательский университет

В соответствии с Федеральным законом от 03.11.2006 № 174-ФЗ «Об автономных учреждениях» автономные учреждения вправе открывать счета в кредитных организациях. Под кредитной организацией понимается юридическое лицо, которое для извлечения прибыли в качестве основной цели своей деятельности на основании специального разрешения (лицензии) Банка России имеет право осуществлять банковские операции, предусмотренные Федеральным законом от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности» . В свою очередь банк - это кредитная организация, которая имеет исключительное право привлекать во вклады денежные средства физических и юридических лиц; размещать эти средства от своего имени и за свой счет на условиях возвратности, платности, срочности; открывать и вести банковские счета физических и юридических лиц .

Юридическим лицам счета открываются на основании договора банковского счета, в котором предусматриваются взаимные обязательства банка и клиента. Содержание, порядок заключения и расторжения договора банковского счета определяются Гражданским кодексом РФ (ГК РФ)

Договор банковского счета является самостоятельным гражданско-правовым договором, относящимся к категории договоров об оказании услуг. Стороной-услугодателем в этом договоре всегда выступает банк или иное кредитное учреждение, получившее лицензию Банка России на совершение соответствующих действий (сделок).

В договоре банковского счета отражают:

Предмет договора;

Права и обязанности сторон договора;

Размер и порядок оплаты услуг банка;

Срок действия договора;

Порядок разрешения споров;

Ответственность сторон договора;

Особые условия, касающиеся переоформления счета, изменения юридического адреса, фактического местонахождения учреждения и др.

Договор банковского счета может быть расторгнут по заявлению клиента в любое время (п. 1 ст. 859 ГК РФ). Банк вправе отказаться от исполнения договора банковского счета, предупредив в письменной форме об этом клиента в случаях отсутствия в течение двух лет денежных средств на счете клиента и операций по

этому счету и в иных случаях, установленных законом.

По требованию банка договор банковского счета может быть также расторгнут судом в следующих случаях:

Когда сумма денежных средств, хранящихся на счете клиента, окажется ниже минимального размера, предусмотренного банковскими правилами или договором, если такая сумма не будет восстановлена в течение месяца со дня предупреждения банка об этом;

При отсутствии операций по этому счету в течение года, если иное не предусмотрено договором.

Расторжение договора банковского счета является основанием закрытия счета клиента. Остаток денежных средств на счете согласно ст. 859 ГК РФ выдается клиенту либо по его указанию перечисляется на другой счет не позднее семи дней после получения соответствующего письменного заявления клиента.

В договоре банковского счета итоговый договорный результат заключается в осуществлении безналичных платежей в интересах клиента. Банки производят операции по зачислению денежных средств на расчетные счета учреждения-клиента и их списанию на основании соответствующих документов. Операции по списанию с расчетного счета банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета или с их согласия (акцепта).

В то же время клиент может дать распоряжение банку о списании денежных средств со своих счетов по требованию третьих лиц, в том числе связанному с исполнением клиентом своих обязательств перед этими лицами. Также по распоряжению налоговых, финансовых, судебных и тому подобных органов банк обязан осуществлять списание денежных средств с расчетного счета клиента без его согласия (в безакцептном порядке).

Банки осуществляют перевод денежных средств по банковским счетам юридических лиц на основании Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденного Банком России от 19.06.2012 N° 383-П (далее - Положение № 383-П) .

Положением № 383-П установлены следующие формы безналичных расчетов:

Расчеты платежными поручениями;

Расчеты по аккредитиву;

Расчеты инкассовыми поручениями;

Расчеты чеками;

Расчеты в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств (прямое дебетование);

Расчеты в форме перевода электронных денежных средств.

В рамках указанных форм безналичных расчетов переводы денежных средств могут быть оформлены следующими распоряжениями, оформленными на бумажном носителе или в электронном виде:

Платежным поручением;

Инкассовым поручением;

Платежным требованием.

Реквизиты и формы указанных распоряжений приведены в приложениях к Положению № 383-П . Передача распоряжений и иной связанной с ними информации в электронном виде должна обеспечивать возможность достоверного установления отправителя. Внесение исправлений в банковские расчетные документы (распоряжение) не допускается.

Формы безналичных расчетов избираются клиентами банков самостоятельно и предусматриваются в договорах, заключаемых ими со своими контрагентами. В рамках форм безналичных расчетов в качестве участников расчетов рассматриваются плательщики и получатели средств (взыскатели), а также обслуживающие их банки и банки-корреспонденты. Банки не вмешиваются в договорные отношения клиентов. Взаимные претензии по расчетам между плательщиком и получателем средств кроме возникших по вине банков решаются в установленном законодательством порядке без участия банков.

Расчеты платежными поручениями являются самой распространенной формой безналичных расчетов в Российской Федерации. Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке. Форма платежного поручения и пояснения к применяемым при его составлении реквизитов установлены приложениями 1-3 к Положению № 383-П.

Одной из современных форм безналичных расчетов между экономическими субъектами в ходе исполнения коммерческих договоров является аккредитив (от лат. accredo - доверяю). Правовое регулирование расчетов аккредитивами осуществляется в соответствии с § 3 гл. 46 ч. 2 ГК РФ и гл. 6

Положения № 383-П. Применение данной формы расчетов сторонами в любой сделке позволяет максимально сократить свои риски: покупателю (заказчику) гарантирует получение товара (работ, услуг), продавцу - своевременное поступление денежных средств на его счет.

В расчетах по аккредитиву участниками выступают следующие стороны:

Покупатель (плательщик);

Банк-эмитент (банк покупателя) - открывает аккредитив;

Продавец (получатель денег);

Исполняющий банк (банк продавца) - исполняет аккредитив. В качестве исполняющего банка могут выступать банк-эмитент, банк получателя средств или иной банк.

При расчетах по аккредитиву банк плательщика (банк-эмитент), действующий по поручению плательщика, обязуется произвести платежи получате -лю средств за отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) либо предоставляет полномочия другому банку (исполняющему банку) на исполнение аккредитива. Аккредитив предназначен для расчетов с одним получателем средств.

Для открытия аккредитива плательщик передает в свой обслуживающий банк заявления на открытие аккредитива, реквизиты и форма которого устанавливаются банком самостоятельно. Банк России устанавливает лишь перечень обязательной информации, которая должна быть указана в данном заявлении. Перечисление денежных средств получателю (поставщику) производится после выполнения им указанных в аккредитиве условий (отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг).

Аккредитивы классифицируются по различным признакам, в том числе в зависимости от порядка предоставления денежного покрытия исполняющему банку и условий их открытия.

По способу предоставления денежного покрытия исполняющему банку аккредитивы подразделяются на:

^ покрытые (депонированные); ^ непокрытые (гарантированные).

В соответствии с п. 2 ст. 867 ГК РФ при открытии покрытого (депонированного) аккредитива банк-эмитент перечисляет за счет средств плательщика или предоставленного ему кредита сумму аккредитива (покрытие) в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия аккредитива. При открытии непокрытого (гарантированного) аккредитива исполняющему банку предоставля-

ется право списывать всю сумму аккредитива с ведущегося у него счета банка-эмитента. Такой аккредитив может рассматриваться как одна из форм краткосрочного кредита, так как средства по аккредитиву списываются непосредственно с корреспондентского счета банка-эмитента, а не со счета плательщика (учреждения). Эта форма аккредитивных расчетов используется в случае наличия между участвующими в операции банками корреспондентских отношений.

В зависимости от условий открытия аккредитивы подразделяются на: ^ отзывные; ^ безотзывные.

Согласно ст. 868 ГК РФ отзывным признается аккредитив, который может быть изменен или отменен банком-эмитентом без предварительного уведомления получателя средств. Отзыв аккредитива не создает каких-либо обязательств банка-эмитента перед получателем средств. Аккредитив является отзывным, если в его тексте прямо не установлено иное.

Безотзывным признается аккредитив, который не может быть отменен без согласия получателя средств и в котором имеется соответствующая отметка. Такой аккредитив представляет собой твердое обязательство банка оплатить продавцу поставку, работу или услугу при выполнении последним всех условий аккредитива. Подавляющее большинство аккредитивов являются безотзывными. Преимущество безотзывного аккредитива для получателя средств заключается в том, что банк-эмитент должен осуществить платеж по нему, даже если плательщик изменит свое намерение.

В случае изменения условий или отмены аккредитива плательщик (учреждение) представляет в банк-эмитент соответствующее заявление. Тот в свою очередь направляет в исполняющий банк извещение об изменении условий или отмене аккредитива. Исполняющий банк на основании поступившего от банка-эмитента извещения сообщает получателю средств об изменении условий или отмене аккредитива.

Для исполнения аккредитива получатель средств представляет в исполняющий банк документы, предусмотренные условиями аккредитива, в течение срока его действия и в пределах предусмотренного условиями аккредитива срока для представления документов. В исполняющий банк названные документы могут представляться в электронном виде, если это предусмотрено ус-

ловиями аккредитива. Также получатель средств может представить документы непосредственно в банк-эмитент.

В качестве документов, подтверждающих выполнение продавцом условий аккредитива (отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг и т. п.), могут быть предусмотрены:

Накладная на отпуск материалов на сторону;

Товарная накладная;

Товарно-транспортная накладная;

Железнодорожная накладная;

Счет-фактура;

Акт выполненных работ;

Иные документы.

Далее банк (исполняющий или банк-эмитент) в течение пяти рабочих дней проверяет соответствие по внешним признакам представленных документов и их реквизитов требованиям, предусмотренным условиями аккредитива, а также отсутствие противоречий и расхождений между документами. Документы, содержащие расхождения с условиями аккредитива и (или) противоречия с другими представленными документами, признаются не соответствующими условиям аккредитива.

При установлении соответствия представленных документов условиям аккредитива исполняющий банк осуществляет исполнение аккредитива посредством перевода денежных средств платежным поручением исполняющего банка на банковский счет получателя средств или посредством зачисления соответствующей суммы на банковский счет получателя средств в исполняющем банке.

Не позднее трех рабочих дней после исполнения аккредитива исполняющий банк направляет банку-эмитенту извещение об исполнении аккредитива с указанием суммы исполнения и приложением представленных документов.

Неиспользованная сумма покрытого (депонированного) аккредитива подлежит возврату банку-эмитенту незамедлительно, одновременно с закрытием аккредитива (п. 2 ст. 873 ГК РФ). Банк-эмитент обязан не позже рабочего дня, следующего за днем возврата суммы неиспользованного остатка либо суммы уменьшенного или отмененного покрытого (депонированного) аккредитива, зачислить соответствующую сумму на счет плательщика, с которого были списаны денежные средства в счет покрытия по аккредитиву.

Закрытие аккредитива в исполняющем банке может быть произведено в случаях, указанных в ст. 873 ГК РФ, а именно:

По истечении срока аккредитива;

По заявлению получателя средств об отказе от использования аккредитива до истечения срока его действия (если возможность такого отказа предусмотрена условиями аккредитива);

По требованию плательщика о полном или частичном отзыве аккредитива, если такой отзыв возможен по условиям аккредитива. Инкассовые поручения применяются при осуществлении расчетов по инкассо, подразумевающих безакцептное списание средств со счета плательщика. Форма платежного поручения и пояснения применяемых при его составлении реквизитов установлены приложениями 1, 4 и 5 к Положению № 383-П. Отметим, что инкассовое поручение как форма распоряжения не содержит реквизита «Акцепт плательщика», так как предъявляется уполномоченными органами (налоговыми, судебными и т. п.), либо по условиям договора с юридическим лицом-плательщиком имеет заранее данный акцепт.

Инкассовые поручения применяются:

В случаях, когда бесспорный порядок взыскания денежных средств установлен законодательством, в том числе для взыскания денежных средств органами, выполняющими контрольные функции;

Для взыскания по исполнительным документам;

В случаях, предусмотренных сторонами по основному договору, при условии предоставления банку плательщика права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.

Если получатель обслуживается в том же банке, что и плательщик, то списание денежных средств с банковского счета клиента-плательщика по инкассовому поручению представляет собой внутреннюю транзакцию, которая осуществляется на основании банковского ордера.

В расчетах по чеку участниками выступают следующие стороны:

Чекодатель - юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков;

Чекодержатель - юридическое лицо, в пользу которого выдан чек;

Плательщик - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя. В качестве плательщика по чеку может быть указан только банк, где чекодатель имеет средства, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков.

Порядок и условия использования расчетных чеков в платежном обороте регулируются ст. 877 Гражданского кодекса РФ, а в части, им не урегулированной, - другими законами и устанавливаемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

Чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодатель не вправе отозвать чек до истечения установленного срока для его предъявления к оплате. Представление чека в банк, обслуживающий чекодержателя, для получения платежа считается предъявлением чека к оплате.

При расчетах чеками клиент на основании составленного им заявления получает в банке чековую книжку с указанием суммы, депонируемой банком, в пределах которой он может выписывать чеки (лимитированную чековую книжку). Отметим, что для банка чек служит распоряжением, но не расчетным (платежным) документом. На основании предъявленного к оплате чека банк должен сформировать свой расчетный или кассовый документ, обосновав тем самым движение денежных средств.

Форма и реквизиты чека устанавливаются банком самостоятельно. При этом чек должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ГК РФ, а также дополнительные реквизиты, определяемые спецификой банковской деятельности и налоговым законодательством. Так, согласно ст. 878 ГК РФ обязательными реквизитами чека являются:

Наименование «чек», включенное в текст документа;

Поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму;

Наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж;

Указание валюты платежа;

Указание даты и места составления чека;

Подпись чекодателя.

Отсутствие в документе какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы чека.

Банк как плательщик по чеку обязан удостовериться всеми доступными ему способами в его подлинности, а также в том, что предъявитель чека является уполномоченным по нему лицом. Порядок возмещения убытков, возникших вследствие оплаты плательщиком подложного, похищенного или утраченного чека, регулируется законодательством. Согласно п. 4 ст. 879 ГК РФ указанные убытки воз-

лагаются на плательщика или чекодателя в зависимости от того, по чьей вине они были причинены.

Чеки кредитных организаций могут использоваться в межбанковских расчетах при наличии корреспондентских отношений. При этом чеки, выпускаемые коммерческими банками, не применяются для расчетов через подразделения расчетной сети Банка России.

В хозяйственной практике экономических субъектов РФ вообще и автономных учреждений в частности форма расчетов чеками за поставленные товары (работы, услуги) применяется крайне редко. Однако при направлении работника в заграничную командировку используются чеки, которые называются дорожными.

Дорожный чек представляет собой платежный документ в иностранной валюте с указанным на нем номиналом. Как правило, такие чеки выдаются также в виде чековой книжки. Для приобретения дорожных чеков клиент подает в уполномоченный банк соответствующую заявку. Уполномоченными банками признаются банки и иные кредитные учреждения, получившие лицензии Банка России на проведение валютных операций.

Приобретение дорожных чеков осуществляется за счет средств валютного счета учреждения. Дорожные чеки выдаются уполномоченным банком сотруднику учреждения-клиента не ранее чем за 10 рабочих дней до даты отъезда. Получающий чековую книжку обязан собственноручно подписать каждый чек. Вместе с чеками выдается справка на имя сотрудника, выезжающего в командировку, которая является основанием для вывоза наличной валюты и чеков. После этого чеки и справка передаются в кассу учреждения, где они должны быть оприходованы, и только после этого выдаются сотруднику, направляемому в загранкомандировку.

При осуществлении безналичных расчетов в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств применяется платежное требование - расчетный документ, содержащий требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Форма платежного поручения и пояснения к применяемым при его составлении реквизитам установлены приложениями 1, 6 и 7 к Положению № 383-П.

Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Такая форма расчетов обязательно должна быть оговорена в договоре,

заключенном между получателем и плательщиком. Один экземпляр платежного требования используется для извещения плательщика о поступлении платежного требования. Указанный экземпляр расчетного документа передается плательщику для акцепта не позже следующего рабочего дня со дня поступления в банк платежного требования.

Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика. Срок для акцепта платежных требований определяется сторонами по основному договору. При оформлении платежного требования получатель средств по договору в поле «Срок для акцепта» указывает количество дней, установленных договором для акцепта платежного требования. На всех экземплярах принятых банком плательщика платежных требований ответственный работник банка в поле «Окончание срока акцепта» проставляет дату, по наступлении которой истекает срок акцепта платежного требования (в расчет принимаются рабочие дни, день поступления в банк платежного требования не включается). До получения акцепта плательщика (или отказа от акцепта) либо истечения его срока платежные требования помещаются банком плательщика в картотеку расчетных документов, ожидающих акцепта для оплаты.

Последний экземпляр платежного требования используется для извещения учреждения-плательщика о поступлении платежного требования. Указанный экземпляр расчетного документа передается плательщику для акцепта не позже следующего рабочего дня со дня поступления в банк платежного требования. Плательщик в течение срока, установленного для акцепта, представляет в банк соответствующий документ об акцепте платежного требования либо отказе его акцепта. При этом действующая ранее типовая форма такого документа (ф. 0401004) с 09.07.2012 не действует в связи с вступлением в силу Положения № 383-П. Реквизиты и форма (на бумажном носителе) рассматриваемого документа устанавливаются банком самостоятельно, при этом может быть предусмотрен как бумажный, так и электронный вариант его оформления.

Списание денежных средств с банковского счета клиента-плательщика при наличии заранее данного акцепта плательщика может осуществляться банком (в соответствии с договором банковского счета) на основании составляемого банком банковского ордера. В случаях, когда получатель обслуживается в том же банке, что и плательщик,

списание денежных средств с банковского счета клиента-плательщика представляет собой внутреннюю транзакцию, которая осуществляется также на основании банковского ордера.

Отметим, что при отсутствии или недостаточности денежных средств на счете учреждения-плательщика платежные требования, акцептованные плательщиком, а также инкассовые поручения (с приложенными в установленных законодательством случаях исполнительными документами судебных и тому подобных органов) помещаются в картотеку. Банк плательщика в этом случае обязан известить банк получателя средств о помещении названных расчетных документов в картотеку не позже следующего рабочего дня. В свою очередь, банк получателя средств доводит извещение о постановке в картотеку до своего клиента (получателя по расчетному документу). Оплата расчетных документов производится по мере поступления денежных средств на счет плательщика в очередности, установленной законодательством (ст. 855 ГК РФ).

Расчеты в форме перевода электронных денежных средств (ЭДС) - новая форма безналичных расчетов в Российской Федерации, осуществляемая на основании положений Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» . При осуществлении данной формы безналичных расчетов клиент предоставляет денежные средства оператору ЭДС на основании заключенного с ним договора. По сути электронные деньги могут обращаться внутри определенной электронной платежной системы, например Яндекс-Деньги, WebMoney и др.

Оператором электронной платежной системы может быть как банк, так и небанковская кредитная организация, имеющие право на осуществление подобных операций. Клиентом может выступать физическое или юридическое лицо, индивидуальный предприниматель. Учреждение-клиент, являющееся юридическим лицом, осуществляет операции по движению ЭДС только с использованием своего банковского счета. Электронные денежные средства хранятся в так называемых «электронных кошельках», которые учитываются операторами электронной платежной системы. Оформив договор, юридическое лицо получает «электронный кошелек», который «привязывается» к его банковскому счету.

При использовании в расчетах ЭДС учреждениям необходимо помнить, что они как налогоплательщики обязаны сообщать в налоговый орган о

Состав платежей с использованием электронной платежной системы

Направление платежа Разновидность платежей с использованием электронной платежной системы

Получение с использованием электронной платежной системы Перечисления клиентами (физическими лицами) в оплату товаров и услуг. Возврат подотчетным лицом остатка выданного аванса

Оплата с использованием электронной платежной системы Возврат денег клиенту (физическому лицу) в случае возврата товара и т. п. Перевод вознаграждения физическим лицам по гражданско-правовым договорам. Перевод дивидендов учредителям (участникам) организации. Перечисление подотчетных сумм работнику. Взыскание недоимок по налогам и штрафам. Перевод ЭДС на банковский счет

начале и прекращении использования электронных средств платежа в течение 7 дней со дня возникновения (прекращения) такого права (подп. 1.1 п. 2 ст. 23 НК РФ).

Юридические лица (равно как и индивидуальные предприниматели) являются получателями ЭДС и, следовательно, расплачиваться посредством электронных платежных систем между собой они не могут. В таблице приведен состав платежей с использованием электронной платежной системы, которые вправе осуществлять организации и индивидуальные предприниматели.

Поступление ЭДС от физических лиц в пользу учреждения-получателя происходит в следующем порядке:

1) перевод ЭДС осуществляется на основании распоряжений плательщиков в пользу получателей средств или на основании их требований;

2) перевод ЭДС осуществляется незамедлительно после принятия оператором распоряжения от клиента - физического лица;

3) перевод ЭДС осуществляется путем одновременного совершения следующих операций:

Принятия распоряжения от клиента;

Уменьшения остатка ЭДС плательщика;

Увеличения остатка ЭДС получателя на сумму перевода;

4) остаток или какая-либо часть ЭДС учреждения могут храниться на счете, открытом у оператора ЭДС, либо по распоряжению клиента зачисляются (переводится) на банковский счет учреждения.

Учреждения имеют право принимать электронные деньги от физических лиц только с использованием персонифицированных электронных средств платежа, т. е. оператор ЭДС обязан провести идентификацию плательщика (физичес-

кого лица). Также в соответствии с п. 2 и 7 ст. 10 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» устанавливается лимит суммы проводимых операций с использованием ЭДС, который в настоящее время равен 100 тыс. руб.

В электронном кошельке учреждения (равно как и индивидуального предпринимателя) сумма средств на конец дня также не может превышать 100 тыс. руб. Сумму сверх лимита оператор ЭДС автоматически перечислит на банковский счет учреждения, указанный в договоре. Оператор ЭДС информирует клиента о проведенных операциях путем направления ему соответствующего уведомления, форма и сроки передачи которого также устанавливаются в договоре.

Список литературы

1. Варпаева И. А. Аккредитивная форма безналичных расчетов // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. М.: Финансы и кредит. 2013. № 10. С. 2 - 6.

2. Гражданский кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 26.01.1996 № 14-ФЗ.

3. Налоговый кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 05.08.2000 № 118-ФЗ.

4. О банках и банковской деятельности: Федеральный закон от 02.12.1990 № 395-1.

Денежные средства выдаются для расчетов по оплате труда, за транспортные и коммунальные услуги, за оплату материалов для хозяйственных нужд, за приобретение основных средств и горюче-смазочных материалов, на командировочные расходы.

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

Счет 0 201 00 000 «Денежные средства учреждения» предназначен для учета бюджетным учреждением движения денежных средств на банковских счетах, в кассе, а также для учета денежных документов и денежных средств в иностранной валюте.

Для учета операций по движению денежных средств используются следующие счета Плана счетов бюджетного учета:

0 201 01 000 «Денежные средства учреждения на банковских счетах»;

0 201 02 000 «Денежные средства учреждения во временном распоряжении»;

0 201 03 000 «Денежные средства учреждения в пути»;

0 201 04 000 «Касса»;

0 201 05 000 «Денежные документы»;

0 201 06 000 «Аккредитивы»;

0 201 07 000 Денежные средства учреждения в иностранной валюте.

Учет денежных средств на банковских счетах

На счете 1 201 01 000 «Денежные средства учреждения на банковских счетах» учитываются операции по движению денежных средств учреждения в случае проведения операций по счетам, открытым в кредитных организациях (не через органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджета), и отражаются операции со средствами, полученными от приносящей доход деятельности.

Счета 2 201 01 000, 3 201 01 000 «Денежные средства учреждения на банковских счетах» используются бюджетными учреждениями для учета средств, полученных из внебюджетных источников, вне зависимости от того, где они находятся (на банковском счете учреждения или на лицевом счете по учету средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности в органах Федерального казначейства).

Учет операций по движению средств на банковских счетах ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к банковским выпискам.

Операции по поступлению денежных средств оформляются бухгалтерскими записями:

Поступление денежных средств на восстановление расходов в погашение дебиторской задолженности отражается следующим образом:

Операции по выбытию средств со счета оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Перечисление денежных средств в оплату счетов поставщиков за поставленные материальные ценности, оказанные услуги:

Пример

На балансе клинической больницы имеется задолженность по недостаче белья на сумму 4200 руб. Эту недостачу возмещает виновное лицо, поступление денежных средств в возмещение недостачи отражается проводками:

Все поступления (выбытия) денежных средств по банковским счетам, отражаемые бюджетным учреждением в бюджетном балансе по дебету (кредиту) счетов 0 201 01 000, одновременно отражаются на забалансовых счетах:

– 17 Поступления денежных средств на банковские счета учреждений;

– 18 Выбытия денежных средств с банковских счетов учреждений.

Эти забалансовые счета предназначены для учета поступлений (выбытий) денежных средств на банковские счета бюджетных учреждений в разрезе КБК.

Аналитический учет по забалансовым счетам 17 и 18 ведется в многографной карточке.

Учет денежных средств, находящихся во временном распоряжении

Счет 0 201 02 000 «Денежные средства учреждения во временном распоряжении» применяется учреждениями для учета денежных средств, поступивших им во временное распоряжение и подлежащих возврату владельцу или передаче по назначению при наступлении определенных условий. К таким средствам относятся:

– средства, изъятые в ходе дознания, предварительного следствия и не являющиеся вещественными доказательствами, при наложении ареста на имущество обвиняемого (подозреваемого), на которые может быть обращено взыскание в целях возмещения причиненного материального ущерба или исполнения приговора в части конфискации имущества;

– средства, полученные на ответственное хранение.

Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам со счетов.

Поступление денежных средств оформляется бухгалтерской записью:

Дебет 0 201 02 510 «Поступления денежных средств во временное распоряжение учреждения» – Кредит 0 304 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение».

Возврат денежных средств их владельцу (передача по назначению в установленном порядке) оформляется следующей записью:

Дебет 0 304 01 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение» – Кредит 0 201 02 610 «Выбытия денежных средств учреждения, поступивших во временное распоряжение».

Учет денежных средств в пути

Денежные средства в пути – это средства, которые перечислены бюджетному учреждению, но будут получены им только в следующем месяце, а также средства, переведенные с одного счета в банке на другой счет. Учет операций по движению денежных средств на счете 00 201 03 000 «Денежные средства учреждения в пути» ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами.

Операции по поступлению средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Операции по выбытию средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Касса

Счет 0 201 04 000 «Касса» предназначен для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе бюджетного учреждения. Приказом Минфина России от 03.09.2008 № 89н утверждены Правила обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации (далее – Правила обеспечения наличными деньгами), вступившие в действие с 1 января 2009 г.

Согласно Правилам обеспечения наличными деньгами получатель средств должен получить чековые книжки, которые в необходимом количестве выдаются бесплатно органом Федерального казначейства получателю средств бюджета на основании представленного им заявления на получение денежных чековых книжек по форме согласно приложению № 2 к Правилам обеспечения наличными деньгами (форма 0531712).

Чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и оставшимися неиспользованными денежными чеками для последующего их возврата в учреждение банка получатель средств бюджета обязан вернуть органу Федерального казначейства. Возврат осуществляется по заявлению получателя средств, оформленному им в простой письменной форме, в котором указываются номера подлежащих возврату неиспользованных денежных чеков, в случае:

– закрытия лицевых счетов получателя средств бюджета;

– изменения указанного в чековой книжке наименования получателя средств бюджета;

– закрытия или изменения номера соответствующего счета № 40116, открытого органу Федерального казначейства в учреждении банка.

Для получения наличных денег получатель средств бюджета представляет в орган Федерального казначейства по месту обслуживания заявку на получение наличных денег (форма 0531802, утвержденная приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 № 8н «О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов»; далее – Приказ Федерального казначейства № 8н). Заявка должна быть представлена в орган Федерального казначейства не позднее дня, предшествующего дню получения наличных денег.

Заявка оформляется получателем средств бюджета отдельно по каждому виду средств, за счет которых должны быть выданы наличные деньги:

– средства бюджета, средства от приносящей доход деятельности;

– средства дополнительного бюджетного финансирования;

– средства для осуществления оперативно-розыскных мероприятий, средства, поступающие во временное распоряжение получателей бюджетных средств.

Для получения наличных денег за счет средств, поступивших во временное распоряжение, при оформлении заявки получателем средств бюджета показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указываются.

Одновременно с заявкой получатель средств бюджета представляет в орган Федерального казначейства денежный чек, оформленный отдельно на каждую заявку.

Заявка представляется получателем средств бюджета в электронном виде либо на бумажном носителе.

Если заявка представляется получателем средств бюджета на бумажном носителе, то по согласованию с руководителем органа Федерального казначейства (уполномоченным им лицом) она может быть представлена по факсимильной связи накануне предполагаемого дня получения наличных денег с последующим одновременным представлением получателем средств бюджета в день получения им наличных денег заявки на бумажном носителе и денежного чека.

Орган Федерального казначейства проверяет правильность формирования представленной заявки: наличие в ней реквизитов и показателей, предусмотренных к заполнению получателем средств бюджета, а также их соответствие друг другу и иным сведениям, имеющимся в органе Федерального казначейства.

При приеме заявки на бумажном носителе подлежит проверке:

– соответствие формы представленной заявки форме, утвержденной в установленном порядке (форма 0531802);

– наличие в заявке подписи руководителя или иного лица, указанного в карточке образцов подписей (форма 0531753) с правом первой подписи, и главного бухгалтера или иного лица, указанного в представленной получателем средств бюджета, уполномоченным подразделением карточке образцов подписей с правом второй подписи, а также соответствие подписей образцам, имеющимся в карточке образцов подписей, предоставляемой получателем средств бюджета в установленном порядке и по установленной форме.

Если форма (оформление) заявки не соответствуют установленным требованиям или подписи на ней будут признаны не соответствующими образцам, представленным в установленном порядке получателем средств бюджета, орган Федерального казначейства регистрирует представленную заявку в журнале регистрации неисполненных документов (форма 0531804, утвержденная Приказом Федерального казначейства № 8н) в установленном порядке и не позднее рабочего дня, следующего за днем ее представления получателем средств бюджета:

– возвращает получателю средств бюджета заявку, представленную на бумажном носителе с приложением протокола (форма 0531805, утвержденная Приказом Федерального казначейства № 8н) в установленном порядке, в котором указывается причина возврата;

– направляет протокол в электронном виде, в котором указывается причина возврата при условии, если заявка представлялась в электронном виде.

Денежный чек заполняется получателем средств в соответствии с требованиями, установленными Положением об особенностях расчетно-кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства (утверждено ЦБ РФ № 298-П, Минфином России № 173н 13.12.2006).

Орган Федерального казначейства проверяет правильность оформления представленного получателем средств бюджета денежного чека на соответствие:

– сумм, указанных цифрами и прописью;

– данных паспорта или иного документа, удостоверяющего личность представителя получателя средств бюджета, уполномоченного на получение наличных денег, данным, указанным в денежном чеке и в заявке;

– серии, номера и даты денежного чека и суммы, подлежащей получению, указанных в представленном денежном чеке и в заявке.

В Правилах обеспечения наличными деньгами содержатся также следующие разделы:

– обеспечение наличными деньгами уполномоченных подразделений;

– взнос получателем средств бюджета наличных денег и учет их органом Федерального казначейства;

– особенности обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджета субъекта Российской Федерации в условиях открытия финансовому органу лицевого счета бюджета;

– указания по заполнению форм документов, представленных в приложениях к Порядку.

Однако Приказ Федерального казначейства № 8н не следует рассматривать как новую редакцию приказа Федерального казначейства от 22.03.2005 № 1н «Об утверждении Порядка кассового обслуживания исполнения бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов территориальными органами Федерального казначейства» (далее – Приказ Федерального казначейства № 1), который касался обслуживания бюджетов субъектов Российской Федерации. В Приказе Федерального казначейства № 8н речь идет об обслуживании бюджетов всех уровней – федеральном, субъектов Российской Федерации, муниципальных.

Приказом Федерального казначейства № 8н введен новый документ – заявка на кассовый расход. Для осуществления кассовых выплат получатели средств федерального бюджета и администраторы источников финансирования дефицита федерального бюджета представляют в Федеральное казначейство эту заявку с приложением (при необходимости) документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств, в соответствии с установленным Минфином России порядком санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета.

Приказом Федерального казначейства № 8н введено новое понятие – внебанковская операция. Операция, которая осуществляется в пределах одного банковского счета, является внебанковской. Основанием ее является представление получателем бюджетных средств соответствующего бюджета заявки на кассовый расход.

Предусмотрено три варианта внебанковских операций:

– при оплате с одного счета получателя на счет другого получателя средств бюджета;

– при перечислении получателем средств сумм на открытый ему же лицевой счет;

– при восстановлении клиентом суммы произведенной им кассовой выплаты с одного кода бюджетной классификации Российской Федерации на другой.

Приказом Федерального казначейства № 1н было предусмотрено заключение соглашения об осуществлении органами Федерального казначейства отдельных функций по организации исполнения бюджета субъекта Российской Федерации (бюджета муниципального образования) в случае кассового обслуживания исполнения бюджета с открытием локальных компьютерных сетей администраторам, главным распорядителям, распорядителям и получателям средств. Приказом Федерального казначейства № 8н определено, что соглашение заключается при любом порядке организации кассового обслуживания исполнения бюджета субъекта и местных бюджетов.

Следующим изменением является то, что основанием для проведения операций по кассовым выплатам из федерального бюджета является заявка на кассовый расход. Для федерального бюджета исключено понятие «платежное поручение», оно заменено понятием «заявка на кассовый расход». Если заявка представляется на бумажном носителе и при ее оформлении допускаются ошибки, они могут быть исправлены – зачеркивается неправильный текст или суммы и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или суммы.

Участники бюджетного процесса представляют в органы Федерального казначейства заявки на кассовый расход. Вместе с тем финансовым органам дано право представлять либо Заявки, либо расчетный документ в соответствии с соглашением (предусмотренный Положением ЦБ РФ от 03.10.2002 № 2-П).

В разделе «Учет операций по кассовым поступлениям в бюджеты субъектов» Приказа Федерального казначейства № 1н перечислены кассовые операции, которые учитывались на счетах 40201, 40204. В Приказе Федерального казначейства № 8н учет операций по кассовым поступлениям в бюджеты субъектов, местные бюджеты не определен, необходимо руководствоваться Порядком учета Федеральным казначейством поступлений в бюджетную систему Российской Федерации и их распределением между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 05.09.2008 № 92н.

Основанием для проведения операций по кассовым выплатам из бюджета субъекта Российской Федерации или муниципального образования является заявка на кассовый расход, которую представляют финансовые органы, получатели бюджетных средств. Кроме того, финансовые органы в соответствии с соглашением могут предусмотреть документ для проведения операций по кассовым выплатам – расчетный документ.

Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности:

– квитанция (форма 0504510),

– приходный кассовый ордер (форма 0310001).

Если наличные денежные средств принимаются уполномоченными лицами, то они обязаны ежедневно сдавать в кассу бюджетного учреждения полученные денежные средства по реестру сдачи документов с приложением квитанций (копий).

В бюджетных учреждениях широко практикуется выдача денежных средств раздатчиками, назначенными приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности.

Учет денежных средств, выдаваемых раздатчиками, ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.

Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях ведется в кассовой книге (форма 0504514).

Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте учитываются на отдельных листах кассовой книги (форма 0504514) по видам иностранных валют.

Учет операций по движению наличных денежных средств на счете 00 201 04 000 Касса ведется в журнале операций по счету Касса на основании кассовых отчетов, которые составляются кассиром ежедневно.

Кассовые операции отражаются бюджетными учреждениями следующими записями:

Для расчетов с наличными средствами для бюджетополучателей введен счет 0 210 03 000 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».

При использовании счета 0 210 03 000 выдача наличных денежных средств бюджетным учреждениям оформляется в два этапа:

1) бюджетное учреждение отражает задолженность перед получателем денежных средств на основании представленной заявки;

2) образовавшаяся задолженность погашается на основании чека и одновременно полученные денежные средства принимаются к учету в кассе учреждения.

Лимит остатка кассы – это сумма наличных денежных средств, которую бюджетное учреждение может оставлять в кассе на конец рабочего дня, и которая устанавливается ежегодно. Бюджетным учреждениям, обслуживающимся в ОФК, лимит остатка кассы устанавливается казначейством.

Орган Федерального казначейства устанавливает единый лимит остатка кассы по бюджетным и внебюджетным средствам и представляет в учреждение Банка России или в кредитную организацию, осуществляющую его расчетно-кассовое обслуживание, форму 0408020 Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу.

Указанный расчет лимита составляется ОФК путем обобщения аналогичных расчетов, представленных получателями средств федерального бюджета, открывшими у него лицевые счета. Получатели средств федерального бюджета обращаются в орган Федерального казначейства по месту своего обслуживания для установления лимита остатка кассы.

Если бюджетное учреждение не представило расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная денежная наличность на конец рабочего дня – сверхлимитной.

В перечне корреспонденции счетов приложения № 1 к Инструкции № 148н указаны не только номера счетов, но и коды бюджетной классификации к каждому аналитическому счету, а в ряде случаев – и коды вида деятельности.

Например, если указан код вида деятельности 1, это означает, что данный счет может применяться исключительно для отражения операций по бюджетной деятельности.

В приложении № 4 к Инструкции № 148н приведены коды бюджетной классификации (их виды):

– КДБ – код главного администратора доходов бюджета;

– КРБ – код главного распорядителя бюджетных средств, код раздела, подраздела, целевой статьи и вида расходов бюджета;

– КИФ – код главного администратора источников финансирования дефицита бюджета;

– гКБК – код главы по Бюджетному кодексу Российской Федерации, в 4 – 17-м разрядах номера счета указываются нули.

Каждому счету аналитического учета соответствует один из упомянутых кодов (например, КДБ 210 02 000 «Расчеты по поступлениям в бюджет с финансовыми органами», КИФ 201 05 000 «Денежные документы»). Это позволяет бухгалтеру понять, как правильно формировать первые 18 разрядов аналитического счета в каждой из приведенных бухгалтерских записей.

Учет денежных документов

К денежным документам относятся:

– оплаченные талоны и пластиковые карты на бензин и масла;

– талоны на питание;

– оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;

– полученные извещения на почтовые переводы;

– почтовые марки;

– марки государственной пошлины;

– прочие денежные документы.

Все денежные документы должны храниться в кассе учреждения.

Приходные и расходные кассовые ордера, отражающие движение денежных документов, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма 0310003), но отдельно от операций по денежным средствам.

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям. Для отражения операций с денежными документами предназначен счет 00 201 05 000 «Денежные документы».

Счета по учету денежных документов не корреспондируют со счетом 00 201 04 000 «Касса», но они хранятся в кассе, и кассир несет полную материальную ответственность за них.

В целях контроля за обеспечением сохранности денежных документов в кассе учреждения комиссией, назначенной приказом руководителя, не реже одного раза в месяц должна проводиться инвентаризация. Ее результаты оформляются в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086).

Поступление денежных документов в кассу оформляется записью:

Дебет 0 201 05 510 «Поступления денежных документов» – Кредит 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Выдача из кассы денежных документов отражается записью:

Дебет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 0 201 05 610 «Выбытия денежных документов».

Пример

Институт перечислил денежные средства бензозаправочной станции на покупку бензина в сумме 10 000 руб. Для заправки автомобилей поставщик выдал пластиковую карту.

В течение отчетного месяца был заправлен бензин марки АИ-92 в объеме 520 л по цене 20 руб. за литр, всего на сумму 10 400 руб.

В учете следует сделать следующие записи:

Учет аккредитивов

Счет 0 201 06 000 «Аккредитивы» предназначен для учета движения денежных средств по договорам с поставщиками за поставки материальных ценностей и за оказанные услуги.

Многие банки рекламируют аккредитивы как решение проблемы неплатежей. Аккредитив – это специальный счет, который открывается в банке. На этом счете покупатель может зарезервировать денежные средства для последующих расчетов с продавцами. Отдельный аккредитив открывается для каждого продавца, с которым покупатель ведет свои расчеты (ст. 867 ГК РФ).

Аккредитивы могут быть:

– отзывными и безотзывными;

– покрытыми и непокрытыми.

Чтобы иметь возможность изменить условия (аннулировать) аккредитива покупатель должен открыть отзывной аккредитив. Безотзывный аккредитив покупатель может изменить (отменить) только с согласия продавца.

Если покупатель открывает покрытый аккредитив, то с его расчетного счета банк списывает денежные средства и резервирует их для последующих платежей продавцу. Распоряжаться деньгами, находящимися на покрытых аккредитивах, покупатель не может.

При непокрытом аккредитиве банк продавца списывает деньги с корреспондентского счета банка покупателя в пределах суммы, на которую открыт аккредитив. То есть средства самого покупателя с его расчетного счета не списываются и остаются в обороте до момента, определенного договором. И только потом банк покупателя списывает с его расчетного счета сумму, перечисленную продавцу. Это может произойти, например, в течение двух дней после использования аккредитива.

Аналитический учет ведется отдельно по каждому выставленному аккредитиву на карточке учета средств и расчетов.

Учет операций по движению аккредитивов ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам с аккредитивного счета:

Учет денежных средств в иностранной валюте

С 1 января 2009 г. вступил в силу порядок осуществления операций бюджетными учреждениями со средствами от приносящей доход деятельности. Средства, полученные от приносящей доход деятельности, подлежат зачислению на счета управлений Федерального казначейства по субъекту Российской Федерации.

Пунктом 2 ст. 317 ГК РФ установлено, что денежное обязательство может быть определено в иностранной валюте или в условных денежных единицах (экю, специальных правах заимствования и др.). В этом случае подлежащая уплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законом или соглашением сторон. Согласно п. 4 ст. 421 ГК РФ при заключении договора стороны могут по своему усмотрению определить условия договора и соответственно могут согласовать как официальный, так и иной курс иностранной валюты или условных денежных единиц, отличный от курса ЦБ РФ (при соблюдении ограничений на расчеты в иностранной валюте, установленные Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Бюджетные учреждения сталкиваются с необходимостью осуществления операций в валюте иностранных государств при командировании сотрудника за рубеж. Федеральным законом № 173-ФЗ валютные операции на законных основаниях определены в качестве средства платежа для бюджетных учреждений, являющихся резидентами. Понятие «суммовые разницы» в российском бухгалтерском учете все-таки остается, но эти разницы могут возникать при округлении в бухгалтерском учете стоимости имущества, обязательств и хозяйственных операций до целых рублей – п. 25 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

Пересчет стоимости активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте, в рубли производится:

на даты совершения операций (при принятии активов и обязательств к бухгалтерскому учету, при исполнении обязательств по оплате, списании денежных средств с банковского счета (банковского вклада), выдаче иностранной валюты или денежных документов из кассы организации и др.);

на отчетные даты пересчитывается в рубли стоимость отдельных активов и обязательств: денежных знаков в кассе организации, средств на банковских счетах (банковских вкладах), денежных и платежных документов, краткосрочных ценных бумаг, средств в расчетах (включая по заемным обязательствам) с юридическими и физическими лицами, остатков средств целевого финансирования, полученных из бюджета или иностранных источников в рамках технической или иной помощи Российской Федерации в соответствии с заключенными соглашениями (договорами), выраженной в иностранной валюте.

Пересчет стоимости денежных знаков в кассе учреждения и средств на банковских счетах (банковских вкладах), выраженной в иностранной валюте, может производиться, кроме того, по мере изменения курса.

Иностранную валюту бюджетные учреждения могут получать:

– из бюджета в качестве финансирования;

– в результате осуществления деятельности, приносящей доход.

Для учета денежных средств в иностранной валюте предназначен счет 0 201 07 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте».

На этом счете учитываются операции по движению денежных средств бюджетного учреждения в иностранной валюте в случае проведения таких операций не через органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов, а также операции со средствами в иностранной валюте, полученными от деятельности, приносящей доход.

Учет операций по движению денежных средств в иностранных валютах ведется в валюте Российской Федерации по курсу ЦБ РФ на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату.

Операции по поступлению денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Курсовая разница возникает в результате изменения курсов валют при ликвидации открытой валютной позиции или ее переоценки. В бюджетном учете курсовая разница образуется при отражении:

– возврата остатков подотчетных сумм, выданных в валюте работникам учреждения, командированным за территорию Российской Федерации;

– погашения дебиторской задолженности в результате перевода поставщиками валютных средств;

– кредиторской задолженности по начисленной, но еще не полученной учреждением валютной выручке;

– операций по обязательной (добровольной) продаже валютных средств;

– пересчета остатков средств на валютных счетах учреждения.

Курсовая разница может быть положительной или отрицательной.

В бюджетном учете сумма курсовой разницы отражается следующим образом:

Подотчетные лица в бюджетных учреждениях

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств. Для получения денежных средств под отчет работник подает заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.

Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При этом денежные средства под отчет могут выдаваться только работнику учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается.

Работник учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в учреждение отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»). Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс, на основании ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Удерживая сумму невозвращенного аванса из заработной платы работника, следует учитывать ограничение размера удержаний из заработной платы, установленное ст. 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Для отражения операций по учету подотчетных сумм предусмотрен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Денежные средства выдаются под отчет на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и т.д. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета:

00 208 01 000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;

00 208 02 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;

00 208 03 000 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на оплату труда»;

00 208 04 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

00 208 05 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

00 208 06 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

00 208 07 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

00 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»;

00 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;

00 208 10 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям государственным и муниципальным организациям»;

00 208 11 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»;

00 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации»;

00 208 13 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств»;

00 208 14 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям»;

00 208 15 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;

00 208 16 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;

00 208 17 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

00 208 18 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;

00 208 19 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

00 208 20 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

00 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов»;

00 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов»;

00 208 23 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций»;

00 208 24 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале».

Пример

Раздатчик получил из кассы учреждения под отчет 300 000 руб. для выдачи заработной платы сотрудникам. По истечении трех дней раздатчик представил в бухгалтерию учреждения отчет и сдал ведомости, по которым заработная плата выдана полностью. При этом в учете были сделаны следующие записи:

Водитель подал заявление в бухгалтерию учреждения с целью получения аванса на приобретение запасных частей для ремонта автомобиля в сумме 7000 руб. С разрешения руководителя из кассы выдана сумма – 7000 руб. Водителем представлен авансовый отчет о приобретении запасных частей к автомобилю на сумму 6800 руб. Оставшаяся сумма сдана в кассу учреждения. При этом в учете были сделаны следующие записи:

К авансовому отчету по суммам, израсходованным на хозяйственные нужды, прилагаются оформленные документы, подтверждающие фактическое приобретение товаров или оплату услуг. К таким документам относятся: кассовые чеки (бланки строгой отчетности), подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица; счета-фактуры; приходные документы (накладные), подтверждающие принятие материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения.

Рассмотрим основные правила выдачи подотчетных сумм, порядок их документирования, обоснованность включения подотчетных расходов в расходы.

Выдача денежных средств под отчет применяется в основном для выдачи наличных денежных средств в организациях, которые связаны с приобретением ГСМ, канцелярских или хозяйственных принадлежностей. Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные деньги (другие ценности) и которые обязаны представить отчет об их использовании.

Срок, на который могут выдаваться суммы на хозяйственные расходы, законодательно не ограничен, однако такие сроки организация должна устанавливать самостоятельно в приказе по организации.

Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение (приказ руководителя учреждения о направлении сотрудника в служебную командировку).

Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы, расходование подотчетных сумм на другие цели не допускается.

Подотчетное лицо, получая наличные денежные средства из кассы организации, должно отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах сдается в установленные сроки (не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения подотчетного лица из командировки).

Понятие служебной командировки применимо только к работникам учреждения, состоящим с предприятием в трудовых правоотношениях и подчиняющимся правилам внутреннего трудового распорядка учреждения (ст. 15, 130 Трудового кодекса РФ). Физическое лицо, не состоящее в штате предприятия, не может быть направлено в служебную командировку и, следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы.

Если же физическое лицо, не состоящее в штате учреждения, выполняет какие-либо работы (оказывает услуги), в том числе связанные с поездкой в другую местность, то между учреждением и этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение этих работ. Условиями договора может быть предусмотрено возмещение физическому лицу фактически произведенных затрат, связанных с выполнением работ по договору, в том числе затрат, связанных с поездкой в другую местность. При этом указанные суммы возмещения фактически произведенных затрат нельзя рассматривать в качестве командировочных расходов. Эти суммы являются частью вознаграждения за работы, выполненные по гражданско-правовому договору, включаются в совокупный налогооблагаемый доход указанного физического лица и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц у источника выплаты. В то же время при наличии соответствующих оправдательных документов физическое лицо имеет право уменьшить свой совокупный налогооблагаемый доход на сумму фактически понесенных им затрат, связанных с поездками в другую местность.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»; далее – Инструкция № 62).

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани) (п. 7 Инструкции № 62). В соответствии с п. 15 Инструкции № 62 при направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к месту своего постоянного места жительства, суточные этому работнику не выплачиваются. Если руководство учреждения принимает решение о выплате суточных, то эти суммы учитываются для целей налогообложения как сверхнормативные.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, складываются из следующих затрат (п.12 Инструкции № 62):

1) стоимости билета на самолет (поезд, иное транспортное средство общего пользования, кроме такси);

2) расходов по оплате услуг по предварительной продаже (бронированию) билетов;

3) расходов по оплате за пользование в поездах постельными принадлежностями;

4) расходов по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции (пристани, аэропорту), если они находятся за чертой населенного пункта;

5) расходов по оплате страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы на проживание возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. Стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещается, а подлежит оплате самим командированным работником за счет суточных, возмещаются расходы по оплате бронирования места в гостинице. К дополнительным услугам относятся: стоимость завтраков, услуги химчистки, оплата за пользование мини-баром и пр.

Командированному работнику возмещаются все произведенные им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме, а установленные законодательством нормы имеют значение исключительно для целей налогообложения. Источник списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки.

Бухгалтер учреждения должен проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и др.).

К расходам, произведенным работником с ведома или разрешения работодателя, относятся: оплата багажа, услуг связи, залов официальных лиц и делегаций, автостоянок, камеры хранения и др. Эти расходы не ограничиваются никакими нормами и возмещаются работнику в их фактическом размере при условии представления документов.

Особо следует оговорить услуги залов официальных лиц и делегаций. Этими услугами пользуются отдельные категории федеральных государственных гражданских служащих. Пунктом 23 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» установлено, что перечень должностей гражданской службы, замещение которых дает право пользования залами официальных лиц и делегаций, утверждает Президент РФ.

Расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов:

212 «Прочие выплаты» – расходы по оплате суточных;

222 «Транспортные услуги» – расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно;

226 «Прочие услуги» – расходы по найму жилого помещения;

290 «Прочие расходы» – расходы протокольного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств.

Форма № АО-1 «Авансовый отчет» содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм как в рублях, так и в иностранной валюте. Авансовый отчет заполняется и подотчетным лицом, и бухгалтером учреждения в одном экземпляре на бумажном или машинном носителе. На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Проверенный отчет утверждается руководителем учреждения (уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.

Пример

Работник бюджетного учреждения Кутырев М.М. направлен в служебную командировку в г. Белгород на 10 дней. Согласно личному заявлению Кутырева М.М. ему разрешен проезд до места командировки поездом в купейном вагоне и выданы под отчет на оплату проезда – 8800 руб., гостиничного номера – 5500 руб., суточные – 2100 руб.

После возвращения из командировки Кутырев М.М. представил авансовый отчет, к которому были приложены: проездные билеты до места командировки и обратно на сумму 8800 руб., счет за проживание в гостинице за 7 суток на общую сумму 4800 руб. Кутырев М.М. вернул в кассу учреждения остаток аванса в размере 700 руб.

В бюджетном учете операции будут отражены следующим образом:

Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В случае если у подотчетного лица осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммы не допускается . На данное положение необходимо обратить серьезное внимание, так как практика показывает, что нередко в учреждениях выдаются подотчетные суммы без полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Пример

Сотруднику учреждения, ответственному за проведение официального приема, в феврале были выданы денежные средства под отчет в сумме 15 000 руб. После проведения официальных переговоров работник составил авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие представительские расходы, а именно:

– счет-фактура ресторана, в котором был организован заключительный обед на сумму 13 570 руб. с учетом НДС и документы об оплате данного счета;

– счет-фактура от транспортной организации за услуги по доставке участников переговоров к месту встречи на сумму 1062 руб., в том числе НДС, и платежные документы.

Принятые на основании авансового отчета представительские расходы составили 14 632 руб., у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368 руб., которая не была возвращена работником в кассу.

Руководитель учреждения принял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработной платы работника, который согласен с решением руководителя.

Обращаем внимание, что согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы.

Допустим, что сумма заработной платы сотрудника в течение года не изменялась и с начала года составила:

в январе – 5000 руб.;

в феврале – 5000 руб.

Работник имеет право на личный стандартный налоговый вычет, который в данный период был определен в размере 400 руб. Сначала нужно определить сумму налога на доходы физических лиц с начала года:

НДФЛ = (5000 руб. + 5000 руб. – 400 руб. х 2 мес.) х 13% = 1196 руб.

Учитывая, что общая сумма удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать 20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанного налога на доходы физических лиц).

(5000 руб. – 598 руб.) х 20% = 880,40 руб.

Поэтому при выплате заработной платы за февраль с сотрудника будут удержаны:

налог на доходы физических лиц – 598 руб.;

сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы, – 368 руб.

На руки работнику будут выданы 4034 руб. (5000 руб. – 598 руб. – 368 руб.).

В нашем случае сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса (368 руб.) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40 руб.), поэтому вся сумма удержана в одном месяце. В том случае если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Если же руководитель учреждения принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности в размере 368 руб., то сумма невозвращенного аванса признается суммой дохода физического лица (п. 1 ст. 210 НК РФ):

«1. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу».

Принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, учреждение должно исчислить и удержать с сотрудника и уплатить в бюджет сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%, сумма дохода у физического лица с начала года составит:

в январе – 5000 руб.;

в феврале – 5000 руб. + 368 руб.;

Сумма налога на доходы физических лиц с начала года составит:

НДФЛ = (5000 руб. + 5368 руб. – 400 руб. х 2 мес.) х 13% = 1244 руб.

К удержанию за февраль подлежит 646 руб., поэтому на руки в феврале сотрудник получит сумму в размере 4354 руб. (5000 руб. – 646 руб.).

Обратим внимание на следующее. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» действует до сих пор, и она ограничивает срок командировки на территории Российской Федерации. Максимальный срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Командировку также следует отличать от перевода работника на другую работу, так как перевод работника на другую работу означает изменение содержания трудового договора: у работника появляются другие трудовые функции, другие существенные условия, которые не отражены в действующем трудовом договоре. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласиясотрудника. Командировка – это выполнение работы, которая предусмотрена трудовым договором или трудовыми функциями, и при направлении в командировку согласия сотрудника не требуется. При направлении работника в командировку ему гарантируется сохранение места и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Говоря о сохранении среднего заработка, напомним, что в настоящее время действует новый порядок расчетов среднего заработка по командировкам и отпускным.

Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, вступившем в силу 06.01.2008, утвержден новый порядок расчета среднего заработка. Он содержит в себе немало отличий от порядка, который применяется для расчета пособий.

Данный порядок предусматривает три основных способа расчета среднего заработка:

1) для оплаты основных, дополнительных, учебных отпусков и компенсации за неиспользованный отпуск;

2) для оплаты времени командировок, вынужденного прогула, переводов на другую работу, медосмотров, за время выполнения государственных и общественных обязанностей, за время простоя, для оплаты дней сдачи крови и отдыха донорам, для оплаты времени повышения квалификации, выплаты выходных пособий и т. д.;

3) для выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком производятся на основании Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию (утверждено постановление Правительства РФ от 15.06.2007 № 375). При расчете пособий, при исчислении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, начисленные в расчетном периоде за 12 месяцев, а именно -

Выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка:

– заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), за выполненную работу по сдельным расценкам за отработанное время;

– заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;

– заработная плата, выданная в неденежной форме;

– денежное вознаграждение (денежное содержание), начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, депутатам, членам выборных органов местного самоуправления, выборным должностным лицам местного самоуправления, членам избирательных комиссий, действующих на постоянной основе;

– денежное содержание, начисленное муниципальным служащим за отработанное время;

– начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;

– заработная плата, начисленная преподавателям учреждений начального и среднего профессионального образования за часы преподавательской работы сверх установленной и (или) уменьшенной годовой учебной нагрузки за текущий учебный год, независимо от времени начисления;

– заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении предшествующего событию календарного года, обусловленная системой оплаты труда, независимо от времени начисления;

надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и др.;

– выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

– вознаграждение за выполнение функций классного руководителя педагогическим работникам государственных и муниципальных образовательных учреждений;

– премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;

– другие виды выплат по заработной плате, применяемые у соответствующего работодателя.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время и начисленные за это время суммы, если:

– за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;

– работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

– работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

– работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

– работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

– работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Средний заработок определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате. Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Порядок исчисления среднего заработка разрешает учитывать премии целиком в том случае, если они начислены за фактически отработанное время в расчетном периоде. Например, если квартал расчетного периода, за который начислена премия, отработан полностью, премию можно учесть при расчете среднего заработка в полной сумме, даже несмотря на то что в расчетном периоде есть неотработанные месяцы – в других кварталах.

При определении среднего заработка премии и вознаграждения учитываются в следующем порядке:

– ежемесячные премии и вознаграждения – фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода;

– премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, – фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода;

– вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, – независимо от времени начисления вознаграждения.

Теперь действуют новые правила определения количества календарных дней. Их можно представить в виде формулы:

К = 29,4 дня х М + (29,4 дня / Кдн1 х Котр1 + 29,4 дн. / Кдн2 х Котр2…),

где К – количество календарных дней;

М – количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;

Кдн1 – количество календарных дней в неполных месяцах;

Котр1 – количество календарных дней в неполных месяцах, приходящихся на отработанное время.

Пример

Работнику установлен оклад в размере 12 000 руб. в месяц. С 14 января 2009 г. он уходит в отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Расчетный период – 2008 год. Работник в период с 9 по 22 июля 2008 г. включительно был в отпуске, на отработанное в июле время приходится 17 календарных дней (31 – 14), а заработок за этот период составил 6545,45 руб. Остальные 11 месяцев расчетного периода отработаны сотрудником полностью.

Количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:

29,4 дня х 11 мес. + (29,4 дня / 31 день х 17 дней) = 339,52 дня.

Средняя заработная плата будет рассчитана так:

(12 000 руб. х 11 мес. + 6545,45 руб.) / 339,52 дня х 14 дней = 5712,88 руб.

Пример

Расчетный период работник отработал полностью с июля 2008 г по июнь 2009 г. Его оклад составил 4000 руб. С ноября работник переведен на новую должность с окладом 6000 руб. С января 2009 г. ему повышен оклад, который теперь составляет 8000 руб. (повышение по всей организации). Какие коэффициенты повышения оплаты труда следует применять при расчете среднего заработка?

Согласно п. 16 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 при повышении в учреждении или его отдельных подразделениях тарифных ставок, должностных окладов всех работников средний заработок следует скорректировать на коэффициент повышения, который применяется в зависимости от того, в какой момент произошло повышение тарифных ставок (окладов):

– в расчетный;

– после расчетного периода;

– в период сохранения среднего заработка.

Если повышение произошло в расчетном периоде, то выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий индексации период, увеличиваются на коэффициент, рассчитанный по формуле:

Кп = ТСн / ТС,

где K – коэффициент повышения;

ТСн – тарифная ставка, оклад, денежное вознаграждение, установленные в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка;

ТС – тарифная ставка, оклад, денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода.

Выплаты, учитываемые при определении среднего заработка работника, составят:

96 000 руб. (4 мес. х (4000 руб. х (8000 руб. / 4000 руб.) + (2 мес. х (6000 руб. х (8000 руб. : 6000 руб.) + (6 мес. х 8000 руб.))).

Заработная плата, которая выплачивается работнику за время его нахождения в служебной командировке за границей , относится к доходам от источников в Российской Федерации (письмо Минфина России от 21.12.2007 № 03-04-05-01/419). При этом длительность командировок установлена п. 4 упоминавшейся выше Инструкции «О служебных командировках в пределах СССР», применяющейся в части, не противоречащей Трудовому кодексу Российской Федерации.

Если свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, работник выполнял в иностранном государстве в период, превышающий время командирования, установленное указанной Инструкцией, фактическое место работы работника будет находиться в иностранном государстве, и такой работник не может считаться находящимся в командировке.

В этом случае считается, что получаемое работником вознаграждение является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей на территории иностранного государства, которое в соответствии с подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ относится к доходам от источников за пределами Российской Федерации.

Объектом налогообложения признается доход, полученный налоговыми резидентами Российской Федерации как от источников в Российской Федерации, так и от источников за пределами Российской Федерации, а для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами, – только от источников в Российской Федерации (п. 2 ст. 209 НК РФ).

Налоговый статус физического лица определяется в соответствии с положениями п. 2 ст. 207 НК РФ в редакции Федерального закона от 27.07.2006 № 137-ФЗ, вступившей в силу с 1 января 2007 г.

Если в соответствующем календарном году работник является налоговым резидентом Российской Федерации, его заработная плата на территории иностранного государства облагается НДФЛ по ставке 13%. Если же по итогам года работник не признан налоговым резидентом Российской Федерации, то по таким доходам от источников в иностранном государстве налог на территории Российской Федерации не взимается.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ) следующие расходы:

на проезд; по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); другие расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором (локальным нормативным актом).

Для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размеры командировочных расходов при командировках на территории иностранных государств определены в постановлении Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и в приказе Минфина России от 02.08.2004 № 64н. Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах» внесено изменение в ст. 264, исключающее с 1 января 2009 г. положение об отнесении к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, сумм суточных в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ.

Поэтому на основании ст. 238 НК РФ с 1 января 2009 г. не подлежат обложению единым социальным налогом суточные в размере, установленном локальным нормативным актом организации.

Установлен размер суточных, не подлежащий обложению только налогом на доходы физических лиц, а в целях исчисления организацией единого социального налога это положение не применяется.

Все командировочные расходы, кроме суточных, признаются в размере фактических затрат при условии их подтверждения первичными документами. Поэтому проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относится к расходам, принимаемым к учету. Так как фактически такие расходы понесены только на приобретение двух билетов (на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы), то и учитывать необходимо только расходы на приобретение этих двух проездных билетов.

Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ внесено изменение в ст. 264 главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, исключающее с 01.01.2009 положение об ограничении отнесения к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, сумм суточных нормами, утверждаемыми Правительством Российской Федерации.

Поэтому с 01.01.2009 учреждение может при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на выплату суточных и полевого довольствия принимать в размере фактических затрат.

Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Суточные выплачиваются за все время нахождения работника в командировке, за исключением того времени, когда работнику предоставлен отпуск, так как отпуск отнесен ко времени отдыха (ст. 107 ТК РФ).

По общему правилу командировка завершается в момент возвращения работника к месту работы. Если работник желает получить отпуск в период своего нахождения в командировке и работодатель не имеет возражений, то это не противоречит действующему законодательству. Трудовым кодексом РФ не предусмотрено обязательное возвращение работника обратно к месту работы сразу же после того, как срок командировки закончен, при условии, что стороны приняли иное решение (например, предоставить работнику отпуск).

Поэтому, если работнику предоставлен ежегодный отпуск в период, когда он находится в командировке, то ко дню начала отпуска командировка должна завершиться. Поэтому так называемая вторая часть командировки, приходящаяся на период после окончания отпуска, является новой командировкой, требующей отдельного оформления.

Все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

Унифицированные формы документов, используемые при оформлении командировок, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Помимо формы № Т-10 «Командировочное удостоверение», постановлением предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, которыми может оформляться командировка:

– № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

– № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

– № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

– № АО-1 «Авансовый отчет».

Направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя без оформления командировочного удостоверения , кроме случаев командирования в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы (п. 3 постановления Правительства РФ от 26.12.2005 № 812).

Оформления командировочного удостоверения в данном случае не требуется. Достаточно оформить формы № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» и № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Когда речь идет о нескольких отдельных командировках, то необходимо оформить эти документы по каждой командировке (командировке до отпуска и командировке после отпуска).

Минфин России неоднократно указывал, что приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение. Параллельно составлять два документа по одному факту хозяйственной деятельности не требуется (письма Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158, от 26.12.2005 № 03-03-04/1/442, от 17.05.2006 № 03-03-04/1/469).

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время прибытия в служебную командировку и время пребывания в ней, в каждом пункте назначения делаются отметки (о прибытии и убытии) и заверяются подписью ответственного должностного лица, поэтому в письме от 23.05.2007 № 03-03-06/2/89 Минфин России изменил свою позицию. Но к оформлению командировок, осуществляемых в иностранные государства, рекомендации Минфина России, изложенные в этом письме, не относятся, поэтому оформления командировочного удостоверения не требуется . В этом случае факт нахождения сотрудника в командировке будет подтверждаться отметками в загранпаспорте, копию которого нужно приложить к авансовому отчету.

В дополнение к приказу на командировку оформляется и служебное задание (форма № 10-а), в котором подробно описывается цель командировки. Служебное задание необходимо в том случае, когда работник документально не может подтвердить эффективность своей работы в командировке. В форму № 10-а включена графа «Краткий отчет о выполнении задания», в которой можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Правильно оформленное служебное задание поможет продемонстрировать практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов.

Работника, который без уважительных причин отказался ехать в командировку, можно привлечь к дисциплинарной ответственности – сделать ему замечание (объявить выговор). Отдельных работников запрещено направлять в командировки или можно командировать только с их письменного согласия, при этом они должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от предложенной командировки (ст. 259 ТК РФ). За нарушение правил направления работников в командировку на организацию могут быть наложен штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб., а на руководителя организации – в размере от 1000 до 5000 руб. Данное нарушение может повлечь за собой и другое наказание, такое как административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути (имеет разъездной характер), служебными командировками не признаются. Это касается, например, курьеров и водителей, только если поездки курьеров совершаются в течение рабочего дня, в пределах населенного пункта и влияют только на стоимость проезда.

Безналичные расчеты в бюджетных организациях осуществляются в соответствии с Инструкцией о банковском переводе. Расчеты осуществляются путем перечисления денежных средств с текущих счетов в банках бюджетных организаций на счета в банках организаций-получателей с использованием соответствующих расчетных документов. Также расчеты осуществляются со счетов Главного государственного казначейства Министерства финансов Республики Беларусь и территориальных органов казначейства, к которым относятся Управления государственного казначейства по областям и г. Минску, отделения и представительства государственного казначейства в городах и районах. Денежные средства со счетов органов казначейства перечисляются непосредственно на счета поставщиков материальных ценностей, работ, услуг и других получателей средств.

Безналичные расчеты производятся на основании платежных инструкций: платежных поручений, платежных требований-поручений, платежных требований, аккредитивами, чеками, банковскими платежными карточками, аккредитивами.

Применение той или иной формы и порядка расчетов между организациями определяется в договоре.

Для проведения расчетов допускается использование системы дистанционного банковского обслуживания. Данная система предполагает совокупность технологий предоставления банковских услуг и осуществления операций безналичных расчетов с использованием программных, технических средств и телекоммуникационных систем, обеспечивающих взаимодействие банков и клиентов, в том числе передачу клиентом в банк платежных инструкций в электронном виде.

Платежные инструкции, используемые при безналичных расчетах, должны содержать обязательные реквизиты (наименование документа, его номер и дата составления, наименование плательщика, наименование банка-отправителя и банка-получателя, наименование бенефициара, номера счетов, сумма платежа, назначение платежа).

Платежные инструкции заверяются подписями должностных лиц бюджетной организации и оттиском печати.

При отсутствии либо недостаточности средств по соответствующему подразделению Бюджетной классификации организация представляет в банк письменное распоряжение о помещении платежных требований в картотеку платежных инструкций, неоплаченных в срок. Платежные требования оплачиваются банком после получения бюджетной организацией финансирования по данному подразделению на основании письменного распоряжения бюджетной организации.

4. Учет расчетов в порядке плановых платежей

Расчеты в порядке плановых платежей применяются при наличии постоянных хозяйственных связей с различными организациями по поставкам материальных ценностей и услуг. Расчеты с поставщиками в порядке плановых платежей осуществляются не по каждой отдельной сделке, а путем периодического перечисления средств в сроки и в размерах, заранее согласованных сторонами в договоре. Плановые платежи поставщикам производятся при расчетах с продовольственными базами за продукты питания, с организациями общепита за питание учащихся, с автобазами за услуги автотранспорта и в других случаях.

Для осуществления расчетов в порядке плановых платежей между поставщиком и бюджетной организацией заключается договор, в котором указываются длительность расчетного периода, сроки перечисления платежей, сроки выверки расчетов и порядок их завершения. Сумма каждого планового платежа и сроки перечисления устанавливаются сторонами на предстоящий месяц (квартал) исходя из периодичности платежей и из объема поставки (закупки) материальных ценностей или оказания услуг по договорам либо фактической поставки за предыдущий период. Плановые платежи могут производиться платежными поручениями, платежными требованиями, что также определяется в договоре.

Ежемесячно стороны обязаны уточнить состояние своих расчетов на основании фактически полученных материальных ценностей или оказанных услуг и производят перерасчет и соответствующий платеж в порядке, обусловленном в договоре. Сверка расчетов оформляется актом.

При расчетах в порядке плановых платежей получатель бюджетных средств не представляет в территориальные органы казначейства товарно-сопроводительные документы, подтверждающие каждую сделку (поставку материальных ценностей, оказание услуг). Подтверждением получения материальных ценностей, оказания услуг является акт сверки расчетов, который по истечении месяца представляется получателем бюджетных средств в орган казначейства.

Для учета расчетов в порядке плановых платежей применяется субсчет 179 «Расчеты в порядке плановых платежей». Корреспонденция счетов бухгалтерского учета по субсчету 179

179 100 - перечисление плановых платежей поставщикам;

061 179 – оприходование продуктов питания;

200 179 - оприходование услуг от поставщика.

Дебетовый и кредитовый остатки по субсчету 179 определяются по данным аналитического учета с каждым поставщиком. Аналитический учет ведется в накопительной ведомости по расчетам в порядке плановых платежей форма 408 (мемориальный ордер 7). В ней для каждого поставщика отводится необходимое количество строк для отражения операций в течение месяца.

Лекция 7.

1. Учет расчетов по недостачам.

2. Учет расчетов с родителями за содержание детей в детских учреждениях.

3. Порядок расчетов с бюджетом.

4. Порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности.